1. Recevoir une facture électronique
Si vous êtes inscrits à la PA intégrée dans AIS, un nouveau onglet est désormais disponible dans votre espace client : Réception des achats.
C’est dans cet onglet qu'apparaissent les factures reçues via la PA. Vous pouvez accéder et consulter toutes vos factures électroniques d'achat : à valider, validées ou refusées.
À noter :
Seules les factures reçues via la PA apparaîtront. Vous ne pourrez pas importer de factures d’achat manuellement.
La synchronisation entre la PA et AIS se fait une fois par jour (autour de 6h du matin)
Pour pouvoir recevoir une facture électronique, le prérequis est d'être inscrit à la PA Qonto, connectée à Sinao. Vous pouvez vous y inscrire directement depuis votre espace client pour une inscription rapide et sécurisée.
Une facture d’achat reçue via la PA ne peut pas être supprimée de la boîte de réception. Vous avez le choix entre la valider ou la refuser.
2. Valider ou refuser une facture électronique
Lorsque vous sélectionnez une facture électronique reçue, vous pouvez la consulter mais il n'est pas possible de modifier les données préremplies par la PA.
Valider la facture
Si la facture est correcte et conforme, vous pouvez la valider, tout simplement.
Elle passe alors en État → À régler, jusqu'au paiement.
Une fois la facture validée, l’action est irréversible.
Après avoir validé une facture, vous devez indiquer lorsque celle-ci a été réglée.
Pour cela, vous sélectionnez la facture et cliquez sur “Indiquer comme réglé”.
Refuser la facture
Dans le cas où vous choisissez de refuser la facture (une erreur, un doublon, un mauvais destinataire,...) :
Vous devez mentionner le motif de refus.
Ce champs est libre, il sera transmis à votre fournisseur.
Elle passe alors en État → Refusé
Une fois la facture refusée, l’action est irréversible.
À noter : il n'est pas possible de refuser partiellement une facture (cas non géré par la PA à date).
En sélectionnant la facture refusée, vous pourrez :
accéder à la facture ;
consulter l’historique (dont le motif de refus) ;
la télécharger.
3. Les statuts d'une facture reçue
Statut | Description |
À valider | Filtre État → À valider |
À régler | Filtre État → À régler |
Réglé | Filtre État → Réglé |
Refusé | Filtre État → Refusé |
4. Les cas non gérés dans AIS
Accepter partiellement une facture : en cas de facture partiellement incorrecte, vous devrez refuser la facture et contacter votre fournisseur.
Litige : en cas de désaccord sur tout ou partie de la facture, vous devrez contacter votre fournisseur.