1. À quoi ça sert
XL Easy est une fonctionnalité avancée qui vous permet d'importer et de créer plusieurs factures en une seule opération à partir d'un fichier Excel. C'est idéal si vous gérez un grand nombre de clients et souhaitez éviter la saisie manuelle répétitive.
⚠️ Attention : XL Easy est disponible uniquement à partir du plan Standard et supérieur.
2. Quand l'utiliser
En fin de mois : lorsque vous avez de nombreuses factures à créer d'un coup
Pour les prestataires avec beaucoup de clients : évitez la saisie une par une
Pour la déclaration groupée à l'URSSAF : transmettez plusieurs factures AI simultanément
En cas de migration depuis un autre outil : importez votre historique de facturation
3. Avant de commencer
Être abonné au plan Standard ou Premium
Avoir préparé votre fichier Excel selon le format attendu par AIS
Avoir créé les clients concernés dans AIS (ils doivent être déjà présents dans votre base)
💡 Astuce : Téléchargez le modèle Excel fourni par AIS (si disponible dans l'interface) pour vous assurer que votre fichier est dans le bon format.
4. Étapes
Préparer votre fichier Excel
Ouvrez votre logiciel tableur (Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets).
Respectez les colonnes attendues par AIS :
Nom du client
Description de la prestation
Date de la prestation
Montant HT
TVA (si applicable)
Type (AI ou standard)
Enregistrez votre fichier au format
.xlsx.
Importer le fichier dans XL Easy
Dans le menu, cliquez sur XL Easy.
Cliquez sur le bouton Importer un fichier ou Choisir un fichier.
Sélectionnez votre fichier Excel sur votre ordinateur.
AIS analyse le contenu du fichier et affiche un aperçu des factures à créer.
Vérifiez les données importées.
Cliquez sur Valider ou Confirmer l'import.
Soumettre les factures à l'URSSAF (pour les factures AI)
Après l'import, sélectionnez les factures AI à transmettre.
Cliquez sur Soumettre à l'URSSAF (ou équivalent).
La transmission est confirmée.
5. Exemples
Exemple 1 : Import mensuel de 50 factures
En fin de mois, vous avez réalisé 50 prestations auprès de 30 clients différents.
Préparez votre fichier Excel avec les 50 lignes de prestation.
Importez le fichier via XL Easy.
Vérifiez l'aperçu : 50 factures prêtes à être créées.
Validez l'import.
Les 50 factures apparaissent dans votre section Factures.
Exemple 2 : Transmission groupée à l'URSSAF
Après l'import, vous voulez transmettre toutes les factures AI à l'URSSAF en une fois.
Sélectionnez toutes les factures AI dans l'aperçu.
Cliquez sur Soumettre à l'URSSAF.
La transmission est confirmée pour l'ensemble des factures sélectionnées.
6. Erreurs fréquentes & solutions
Problème | Cause probable | Solution |
Erreur à l'import | Format du fichier incorrect | Utilisez le modèle Excel fourni par AIS |
Certains clients ne sont pas reconnus | Clients non créés dans AIS | Créez d'abord les clients manquants dans la section Clients |
XL Easy n'est pas accessible | Plan insuffisant | Passez au plan Standard ou supérieur |
Des lignes sont en erreur | Données manquantes ou incorrectes | Corrigez les lignes signalées dans votre fichier et réimportez |
7. Questions fréquentes
Quel format de fichier Excel est accepté ? Les fichiers .xlsx sont acceptés. Consultez le modèle fourni par AIS pour connaître la structure exacte.
Puis-je importer des factures pour des clients non encore créés ? Non. Les clients doivent être préalablement créés dans votre base AIS.
Que se passe-t-il si j'importe deux fois le même fichier ? À confirmer — AIS peut détecter les doublons et vous avertir. Par mesure de précaution, vérifiez toujours l'aperçu avant de valider.
XL Easy fonctionne-t-il pour les factures non-AI aussi ? À confirmer — XL Easy est principalement conçu pour les factures AI, mais peut prendre en charge les deux types.
8. À confirmer
Le format exact des colonnes du fichier Excel
La disponibilité d'un modèle Excel téléchargeable dans l'interface
La gestion des doublons lors d'un import
La compatibilité avec les factures non-AI